Posizione aperta: Segreteria Esecutiva presso Fondazione Charlemagne.
La Fondazione Charlemagne sta selezionando una persona da inserire full-time nel suo organico con il ruolo di Segreteria Esecutiva, nella sede di Roma.
Inviare il CV aggiornato all’indirizzo e-mail info@fondazionecharlemagne.org, specificando nell’oggetto “Candidatura Segreteria Esecutiva”.
Scadenza candidature: 30/11/2024
Scopo del ruolo:
Il ruolo prevede la gestione dei compiti di segreteria esecutiva, amministrazione interna, supporto ai membri del Consiglio di Fondazione e allo staff della Fondazione Charlemagne.
Requisiti e capacità:
Diploma di maturità o Laurea; ottima conoscenza della lingua inglese (scritta e parlata); esperienza pregressa nella stessa mansione o similare (minimo 5 anni); ottima padronanza dei principali strumenti informatici (pacchetto Office in particolare), e-mail, PEC e fluidità nell’utilizzo degli strumenti informatici online (es: documentazione condivisa in cloud, organizzazione e partecipazione a riunioni da remoto, acquisti, pagamenti e attivazione/recesso abbonamenti, applicazione firma digitale); ottime doti comunicative ed organizzative; riservatezza; precisione e flessibilità.
Compiti:
- Assistenza alla Presidente della Fondazione (con compiti di segreteria)
- Segreteria:
· gestione reception (centralino, e-mail, accoglienza);
· gestione della corrispondenza (smistamento ed inoltro al referente amministrativo);
· gestione dell’agenda comune e delle scadenze;
· gestione archivio dati;
· consegna/ritiro documenti presso gli uffici di competenza;
· prenotazioni viaggi/trasferte;
· rapporti con fornitori per la gestione dell’ufficio e con consulenti per gli adempimenti in materia di sicurezza del lavoro e della privacy;
· rifornimento e manutenzione ordinaria o straordinaria dell’ufficio;
· gestione piccola cassa;
· collaborazione nell’organizzazione di eventi;
· predisposizione materiale per i Consigli di Fondazione.
Si richiede riservatezza; precisione e flessibilità.
